Laatst bijgewerkt: 25 september 2026
Een passende baan vinden of personeel inzetten begint met vertrouwen. Prominent B.V., handelend onder de naam Prominent People, gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hier lees je welke gegevens we gebruiken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
Deze verklaring geldt voor kandidaten, sollicitanten, medewerkers, websitebezoekers en contactpersonen van opdrachtgevers en leveranciers.
Wie is verantwoordelijk?
Prominent B.V. is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.
Prominent B.V. — Prominent People
Leonard Springerlaan 35, 9727 KB Groningen
KvK: 02067450
E-mail: groningen@prominentpeople.nl
Telefoon: 050 317 1155
Als je werk zoekt
Voor je inschrijving, sollicitatie en bemiddeling verwerken we gegevens die nodig zijn om je te bereiken en te beoordelen welk werk bij je past. Denk aan je naam, adres en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, cv, opleiding, werkervaring, motivatie, beschikbaarheid en werkwensen. Waar relevant gaat het ook om geboortegegevens, rijbewijscategorieën, Code 95 en andere beroepskwalificaties.
We gebruiken deze gegevens om je sollicitatie te behandelen, contact met je te onderhouden en je voor te stellen voor passende functies. Stappen die we op jouw verzoek zetten om een overeenkomst aan te gaan, baseren we op de voorbereiding of uitvoering van die overeenkomst. Voor opname in onze kandidatenpool voor toekomstige vacatures vragen we toestemming.
Stuur bij een eerste inschrijving geen BSN, kopie van je identiteitsbewijs, bankpas of medische gegevens mee. Als aanvullende gegevens nodig zijn voor indiensttreding, leggen we uit welke gegevens dat zijn en hoe je ze kunt aanleveren. Ontbreken noodzakelijke gegevens, dan kunnen we een sollicitatie of overeenkomst mogelijk niet behandelen of uitvoeren.
Je profiel bewaren voor toekomstige vacatures
Een passende baan kan ook later op je pad komen. Met jouw toestemming bewaren we je relevante bemiddelingsprofiel in onze kandidatenpool. Zo kunnen we je benaderen over werk dat aansluit op je ervaring en wensen.
Je kunt je op ieder moment uitschrijven voor toekomstige bemiddeling. We bewaren je bemiddelingsprofiel maximaal twee jaar na je inschrijving of het laatste contact waarin je aangeeft ingeschreven te willen blijven. Vóór afloop kunnen we je vragen of je de inschrijving wilt voortzetten.
Deze termijn geldt voor opname in de kandidatenpool met jouw toestemming. Bij bevestiging van voortzetting start een nieuwe periode van maximaal twee jaar. Zonder die bevestiging verlengen we de termijn niet. Een bericht dat alleen door ons wordt verstuurd, geldt niet als jouw bevestiging.
Je kiest zelf of je in de kandidatenpool wilt staan. Weigeren of intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor je actuele sollicitatie. Uitschrijven kan via groningen@prominentpeople.nl of 050 317 1155. We stoppen dan het gebruik voor toekomstige bemiddeling en verwijderen de gegevens waarvoor geen andere geldige grondslag of bewaarplicht bestaat.
Als je via Prominent People werkt
Voor een dienstverband zijn aanvullende gegevens nodig voor de arbeidsovereenkomst, loonbetaling en wettelijke verplichtingen. Dat kan gaan om identiteitsgegevens, BSN, bankrekening, contractafspraken, gewerkte uren, verlof, loon- en pensioenadministratie en gegevens over je recht om in Nederland te werken. De grondslag is uitvoering van je arbeidsovereenkomst of een toepasselijke wettelijke verplichting.
Bij ziekte verwerken we alleen informatie die we als werkgever mogen en moeten verwerken voor verzuimadministratie, loondoorbetaling en re-integratie. Medische diagnoses, behandelingen en het medische dossier horen bij de bedrijfsarts of arbodienst. Deel zulke informatie niet via een sollicitatieformulier of WhatsApp-bericht aan ons.
Opdrachtgevers en zakelijke contacten
Bent u contactpersoon van een opdrachtgever, leverancier of andere zakelijke relatie? Dan verwerken we uw naam, functie, zakelijke contactgegevens en relevante correspondentie om onze samenwerking te organiseren, afspraken uit te voeren en vragen te beantwoorden.
Als u zelf partij bent bij een overeenkomst, kan uitvoering daarvan de grondslag zijn. Voor noodzakelijke relatie- en contractadministratie van contactpersonen van organisaties baseren we ons op ons gerechtvaardigde belang om de samenwerking goed uit te voeren. Daarbij wegen we uw privacybelang mee. Voor wettelijk verplichte administratie is de wettelijke verplichting de grondslag.
Contact, website en portaal
We ontvangen gegevens die je zelf verstrekt tijdens een gesprek, via een formulier, e-mail, het portaal of WhatsApp. We gebruiken je bericht en contactgegevens om je vraag of verzoek af te handelen. Afhankelijk van de vraag gebeurt dit voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, of vanuit ons gerechtvaardigde belang om vragen over onze dienstverlening te beantwoorden. Voor portaaltoegang en urenregistratie gebruiken we de noodzakelijke account- en administratieve gegevens.
WhatsApp gebruiken is niet verplicht: je kunt ook bellen of e-mailen. Voor de verwerking door WhatsApp en andere externe diensten geldt daarnaast hun eigen privacyinformatie. Stuur via WhatsApp geen identiteitsdocumenten of medische informatie.
Met wie delen we gegevens?
We delen alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel en waarvoor een geldige grondslag bestaat. Voor bemiddeling kan dit betekenen dat relevante profielgegevens worden verstrekt aan een potentiële opdrachtgever. Voor uitvoering van een dienstverband kan verstrekking nodig zijn aan de opdrachtgever, salaris- of pensioenuitvoerder, arbodienst en bevoegde overheidsinstanties.
Ondersteunende dienstverleners, zoals aanbieders van hosting, communicatie en administratiesoftware, kunnen gegevens verwerken voor onze dienstverlening. Voor partijen die gegevens in onze opdracht verwerken, zijn afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en gebruik vereist. Andere ontvangers, zoals overheidsinstanties en bedrijfsartsen, hebben voor hun eigen verwerking een zelfstandige verantwoordelijkheid.
Voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gelden aanvullende AVG-voorwaarden. Daarvoor is bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of een passende waarborg nodig. Neem contact met ons op voor informatie over ontvangers en waarborgen die op de verwerking van jouw gegevens van toepassing zijn.
Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Verschillende gegevens hebben verschillende bewaartermijnen:
- Sollicitatie voor één concrete functie: in beginsel tot vier weken na afsluiting van de procedure. Langer bewaren vereist een afzonderlijke geldige grondslag en noodzaak. Toestemming voor toekomstige bemiddeling betreft het relevante profiel in de kandidatenpool.
- Kandidatenpool: maximaal twee jaar vanaf toestemming bij inschrijving of de laatste bevestiging van voortzetting, zoals hierboven beschreven.
- Gewone personeelsgegevens: in beginsel tot twee jaar na einde dienstverband, tenzij eerdere verwijdering mogelijk is of een afzonderlijke verplichting of noodzaak langer bewaren rechtvaardigt.
- Fiscale basisadministratie: zeven jaar voor gegevens die onder deze bewaarplicht vallen. Het wettelijke startmoment hangt af van de betreffende administratie. Dit geldt niet automatisch voor het hele personeelsdossier.
- Wettelijk verplichte kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie: ten minste vijf volle kalenderjaren na het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigt.
- Contactvragen en zakelijke correspondentie: zolang nodig om de vraag of samenwerking af te handelen. Correspondentie die onderdeel is van een overeenkomst, klacht of verplicht dossier volgt de daarbij passende termijn.
- Geschillen en wettelijke verplichtingen: alleen de noodzakelijke gegevens zolang nodig voor een concrete juridische aanspraak of toepasselijke wettelijke verplichting.
Na afloop verwijderen we gegevens of maken we ze onomkeerbaar anoniem. Administratie die we verplicht moeten bewaren, gebruiken we niet automatisch opnieuw voor toekomstige bemiddeling. Een wijziging van deze verklaring verlengt bestaande toestemming of verstreken bewaartermijnen niet met terugwerkende kracht.
Beveiliging, cookies en externe websites
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Toegang is beperkt tot personen die gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben. Vermoed je dat gegevens verkeerd terecht zijn gekomen? Meld dit via groningen@prominentpeople.nl of 050 317 1155.
Voor informatie over cookies verwijzen we naar onze cookieverklaring. Onze website bevat links naar externe websites en sociale media. Als je daarvan gebruikmaakt, kan die partij persoonsgegevens verwerken volgens haar eigen privacyverklaring.
Je privacyrechten
Je kunt vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken en een kopie ontvangen. Je kunt ook vragen om onjuiste gegevens te corrigeren, gegevens te verwijderen of het gebruik ervan te beperken. De toepasselijke rechten hangen af van de verwerking en de voorwaarden in de AVG.
Bij verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken vanwege je persoonlijke situatie. Tegen gebruik voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming kun je op ieder moment intrekken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.
Wanneer verwerking geautomatiseerd plaatsvindt op basis van toestemming of een overeenkomst, kun je onder de voorwaarden van de AVG vragen om de door jou verstrekte gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen of door te laten geven.
Een verzoek indienen
Stuur je verzoek naar groningen@prominentpeople.nl, bel 050 317 1155 of schrijf naar ons kantooradres. Stuur niet standaard een kopie van je identiteitsbewijs mee. Als aanvullende informatie nodig is om je identiteit vast te stellen, vragen we alleen wat daarvoor noodzakelijk is.
We reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Bij ingewikkelde verzoeken of veel verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. We laten dit binnen de eerste maand weten, met de reden. Als we een verzoek niet volledig kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld door een wettelijke bewaarplicht, leggen we dat uit. De behandeling is in beginsel kosteloos.
Je kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je hoeft daarvoor niet eerst onze klachtenprocedure te doorlopen. Uiteraard kun je ook bij ons terecht met vragen of zorgen.
Wijzigingen in deze verklaring
We passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. Op deze pagina staat de actuele versie met de wijzigingsdatum. Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen waar dat nodig is. Een wijziging van deze verklaring vervangt geen toestemming wanneer daarvoor afzonderlijke toestemming nodig is.